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La documentation modulaire structurée

Quel que soit le logiciel, on a intérêt à utiliser la rédaction modulaire structurée, qui permet d’harmoniser la présentation, gagner du temps lors de la rédaction et éviter les pertes d’informations.

 
Une organisation structurée

Le contenu de la documentation, défini par le rédacteur en fonction des besoins de l’utilisateur, est organisé selon une structure logique. Des liens intrinsèques permettent l’automatisation des index, tables des matières, références croisées…

 

Des modules réutilisables

La documentation modulaire consiste à assembler ou réutiliser des éléments d’information existants (textes, tableaux, visuels…), qu’ils soient eux-mêmes isolés ou partie intégrante d’un document.
Le même principe est utilisé dans un bureau d’études : on ne redessine pas une pièce qui a déjà servi dans un ensemble ou un sous-ensemble, on pioche dans une bibliothèque dont les éléments sont régulièrement mis à jour car ils constituent le cœur du savoir-faire de l’entreprise.
Une modification effectuée sur un module (prix, caractéristique technique, condition de garantie…) est automatiquement répercutée dans les documents qui intègrent ce module. Le fait d’avoir une «source unique» permet de garantir des contenus toujours à jour et d’éviter les erreurs du «copier/coller».

 

Des documents personnalisés

Les conditions appliquées sur certains éléments permettent de les afficher ou non selon le paramétrage choisi pour l’édition. Ainsi, à partir d’un document de référence complet, on peut éditer des versions par pays, par marque, par modèle, par option, etc. et présenter à l’utilisateur un document qui reflète son cas unique, pour sa plus grande satisfaction.